Competentie: Voortgangscontrole

Gedragsbeschrijvingen voortgangscontrole

 

• Controleert tussentijds eigen en andermans activiteiten op inhoud en voortgang
  
• Controleert tussentijds activiteiten van anderen op inhoud en voortgang
  
• Houdt de vinger aan de pols
  
• Komt gemaakte afspraken na
  
• Ziet er op toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen
  
• Signaleert afwijkingen en stuurt zo nodig bij

 

‘… Houd me op de hoogte…’

 

Als je het belangrijk vindt om de vinger aan de pols te houden, als je graag alle ins en outs weet van wat er gebeurt, als je zicht houdt op hoe het ermee staat en wat de vorderingen zijn, als je in staat bent om indien nodig op tijd in te grijpen, wanneer je je niet laat verrassen door de gang van zaken, als je van tijd tot tijd poolshoogte neemt, als het gaat kriebelen wanneer je al een tijdje niets gehoord hebt, dan beschik je over de competentie voortgangscontrole. Het is een vaardigheid waarbij voortgang bijhouden centraal staat en die essentieel is in situaties waar tijdige controle cruciaal is.

 

Ontwikkel- en leervragen voor voortgangscontrole

 

• Hoe houd ik de voortgang in de gaten zonder te controlerend over te komen?
• Wanneer controleer ik tussentijds?
• Wat kan ik doen om te zorgen dat mensen hun afspraken nakomen?
• Hoe maak ik duidelijke afspraken?
• Welke tussentijdse controles pas ik toe?

 

Ontwikkeltips 

 

Tijdens werk

• Maak met collega’s afspraken om bijvoorbeeld een in de twee weken met elkaar de voortgang van de werkzaamheden te bespreken. Maak afspraken over de wijze waarop gerapporteerd wordt over de voortgang en de terugkoppeling. Maak afspraken over wanneer en hoe er gecontroleerd gaat worden.

• Ga voor jezelf na in welke situaties de voortgangscontrole goed verliep en in welke situaties minder. Maak op basis daarvan een lijstje met succesfactoren en risicofactoren.

• Maak een lijstje van activiteiten en taken die in aanmerking komen voor voortgangscontrole. Bedenk vervolgens op welke wijze je de voortgang wilt controleren.

• Bespreek met je leidinggevende op welke wijze binnen projecten en andere werkzaamheden de voortgang wordt bijgehouden. Ga gezamenlijk na of dit voor je voldoende is om de voortgang te kunnen controleren of dat wellicht een extra hulpmiddel je de benodigde steun kan bieden.

• Evalueer projecten en ga na wat er goed en minder goed ging. Haal hieruit verbeterpunten ten aanzien van de voortgangscontrole.

 

Buiten het werk

•  Er zijn diverse trainingen waarin wordt ingegaan op processen rondom voortgangscontrole.

• Bespreek met een coach diverse situaties waarin je een tekort aan voortgangscontrole ervaart. Probeer de oorzaak te achterhalen en gezamenlijk verbeterpunten en acties te benoemen.

• Bespreek samen met je intervisiegenoten een situatie waarin je bijvoorbeeld het gevoel had de touwtjes niet in handen te hebben. Vraag hoe je intervisiegenoten dit aanpakken. Vraag om tips en suggesties.

 

Coachingstips voor leidinggevende over voortgangscontrole

 

• Geef de medewerker de tip om een lijstje te maken van activiteiten die voor voortgangscontrole in aanmerking komen. Laat hem aangeven hoe en wanneer hij gaat controleren. Wijs hem erop dat het zinvol is om deze tijdstippen op een zichtbare plaats te agenderen.
• Wijs de medewerker op de mogelijkheid om anderen te betrekken bij het bepalen van de momenten van voortgangscontrole.
• Bespreek met de medewerker de mogelijkheden van evaluatie en tussentijdse evaluatie. Ga in op de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen.
• Geef een medewerker die moeite heeft met voortgangscontrole eerst de tip om in een kleine, kortdurende situatie aan voortgangscontrole te werken. Bijvoorbeeld door in een vergadering de verantwoordelijkheid te nemen voor de tijdbewaking. Bespreek deze situatie na afloop.

 

Mate van ontwikkelbaarheid 

 

Voortgangscontrole is goed ontwikkelbaar als iemand over voldoende doorzettingsvermogen en zelfdiscipline beschikt. Voortgangscontrole omvat twee elementen: het bepalen en vastleggen van metingen en meetmomenten, en het uitvoeren van de afgesproken metingen op het vastgestelde moment. Om doelstellingen te kunnen halen is het plannen van activiteiten en vervolgens het controleren of de doelstellingen worden gehaald, essentieel. Als de medewerker niet goed is in het plannen en organiseren van werkzaamheden, kan hij ook niet goed zijn in voortgangscontrole: deze competenties liggen in elkaars verlengde.

 

Relatie van vastbehoudendheid met andere competenties

 

De competentie voortgangscontrole heeft een relatie met de competentie plannen en organiseren. Wanneer iemand niet goed is in plannen en organiseren is de competentie voortgangscontrole ook niet goed ontwikkeld. Met andere woorden het bepalen en vastleggen van meetmomenten en het uitvoeren van afgesproken controles op bepaalde momenten gaat niet zo goed.