Competentie: Plannen en organiseren

Gedragsbeschrijvingen

 

• Stelt prioriteiten en acties voor zichzelf en anderen.
• Geeft aan in welk tijdsbestek en met welke mensen en middelen doelstellingen moeten worden gerealiseerd.
• Creëert de randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen te realiseren.
• Zorgt ervoor dat het plannen en organiseren leidt tot een efficiënte uitvoering.

 

‘… We gaan het als volgt doen…’

Als je het aantrekkelijk vindt om de organisatie van een taak of project voor je rekening te nemen, als je in staat bent om heldere prioriteiten te stellen, als je alles goed in de hand hebt en vast kunt leggen in een overzichtelijk plan, als je je doelen kunt vertalen in concrete en haalbare acties, als je weloverwogen en voortvarend te werk kunt gaan, dan beschik je over de competentie plannen en organiseren.

 

Ontwikkel- en leervragen

 

• Wat maakt het prioriteiten stellen voor mij lastig?
• Hoe formuleer ik concrete doelen voor mijn afdelingsplan?
• Uit welke onderdelen bestaat een goede planning?
• Hoe verbeter ik mijn plannen en organiseren competentie?
• Hoe kan ik mijn dagelijkse werkzaamheden beter structureren met behulp van plannen en organiseren?

 

Ontwikkeltips voor plannen en organiseren

 

Tijdens het werk

• Houd je agenda nauwkeurig bij. Maak tevens actielijstjes van hetgeen er moet gebeuren. Stel prioriteiten en schat in hoeveel tijd iets kost en bepaal of iemand anders (een deel van) de uitvoering voor zijn rekening kan nemen.
• Probeer mee te draaien in een project waarin je (mede) verantwoordelijk bent voor het projectmanagement. Evalueer tussentijds je bijdrage rondom plannen en organiseren.
• Formuleer je doelen SMART. Leg de doelen voor aan een collega. Zijn ze werkelijk zo SMART geformuleerd als je dacht? Vraag suggesties en tips voor verbetering. Wellicht is het slim om in een brainstormsessie aandacht te besteden aan het formuleren van doelen.
• Bespreek met je leidinggevende een project waaraan je leiding hebt gegeven. Bespreek succesfactoren en verbeterpunten. Wat zijn de belangrijkste redenen waarom doelen wel of niet zijn gerealiseerd?
• Voordat je met een nieuwe klus begint, is het van belang dat je overzicht hebt over wat er moet gebeuren. Maak daarom eerst een plan of actielijst en bespreek dat met de diverse betrokkenen.
• Oefen met plannen en organiseren door regelmatig taken te verdelen en realistische deadlines te stellen.

Buiten het werk

• Volg een training projectmanagement waarbij het maken van een projectplan centraal staat. Hierin krijg je instrumenten aangeboden waarmee je je eigen werk kunt organiseren.
• Bekijk kritisch een aantal situaties uit je privéleven waarbinnen plannen en organiseren wordt verwacht. Bijvoorbeeld het organiseren van een toernooi op de sportvereniging. Wat waren grote succesfactoren en waarom? Kun je deze ook in je werk gebruiken?

 

Coachingstips leidinggevende

 

• Geef de medewerker de tip om voor elke week of voor elke dag een lijst van actiepunten te maken. Geef mee dat hij aandacht besteedt aan de mate van urgentie per activiteit, de hoeveelheid te besteden tijd per activiteit, de benodigde hulpmiddelen en wie de uitvoering van de activiteit op zich gaat nemen.
• Help de medewerker met het opstellen van het jaarplan voor zijn afdeling. Geef aan dat het ook inzichtelijk en overzichtelijk moet zijn voor anderen.
• Begeleid de medewerker bij de start van een nieuw project. Vraag hem de doelen te formuleren en aan te geven welke middelen en inzet hij nodig heeft en laat hem dit vastleggen in een werkplan of projectplan. Een goed plan is immers net zo belangrijk als goede coördinatie. Beoordeel eventueel gezamenlijk een plan op basis van vooraf gezamenlijk bepaalde criteria.

 

Mate van ontwikkelbaarheid van plannen en organiseren

 

De competentie plannen en organiseren is enerzijds goed ontwikkelbaar als het gaat om gestructureerd werken, plannen opstellen en werkzaamheden organiseren. Als het gaat om het overzien van de grote lijn, het onderscheiden van hoofd- en bijzaken, het trekken van logische conclusies en het prioriteiten stellen, dan is dat lastiger te ontwikkelen. Door regelmatig aandacht te besteden aan plannen en organiseren, kan deze vaardigheid verder worden verfijnd.

 

Relatie met andere competenties

 

Deze competentie heeft een relatie met de competentie oordeelsvorming en probleemanalyse. Na plannen en organiseren komt de competentie voortgangscontrole in beeld. Een projectplan bevat namelijk doelen, resultaten en meetmomenten waarop en waaraan de voortgang en de doelstellingen worden getoetst. Een gedisciplineerde aanpak is daarbij ook van belang.