Competentie: Delegeren

Gedragsbeschrijvingen van delegeren

• Wijst (een deel van) eigen taken aan de juiste medewerkers toe.
• Geeft medewerkers bevoegdheid om binnen gegeven kaders zelfstandig te handelen.
• Bemoeit zich niet onnodig met gedelegeerde opdrachten.
• Geeft medewerkers de kans om verkregen verantwoordelijkheid gestalte te geven.
• Geeft medewerkers het vertrouwen.

 

Delegeren: ‘…Kun jij dat voor je rekening nemen?…’

Als je geen moeite hebt met loslaten en je het geen punt vindt om je taken en verantwoordelijkheden voor een deel uit handen te geven, als je anderen graag bij je aanpak betrekt, als je anderen duidelijk richting kunt aangeven in wat je aan hen toevertrouwt, als je niet de instelling hebt dat je het zelf altijd beter kunt en je er geen moeite mee hebt dat het eindproduct er anders uitziet dan wanneer je het zelf had gedaan, als je van anderen terugkrijgt dat je het serieus neemt en vertrouwt, dan beschik je over de competentie delegeren.

 

Ontwikkel- en leervragen om taken te verdelen

 

• Hoe wijs ik een deel van mijn taken toe aan de juiste medewerkers?
• Wat kan ik delegeren?
• Hoe geef ik mijn medewerkers meer ruimte om hun taken uit te voeren?
• Wanneer moet ik de voortgang bewaken?
• Hoe voorkom ik dat ik de uitvoering van activiteiten weer overneem?
• Welke afspraken maak ik bij het delegeren?

 

Ontwikkeltips voor effectief delegeren

 

Tijdens het werk

 

• Maak voor jezelf een lijstje met taken die door anderen uitgevoerd zouden kunnen worden. Geef ook aan wie dat dan zou kunnen doen. Houd daarbij rekening met de ontwikkeling van je medewerkers.
• Bespreek met een collega op welke wijze je taken kunt delegeren. Ga ook in op wat je tegenhoudt en vraag aan een collega hoe hij het aanpakt.
• Zet alle werkzaamheden die gedaan moeten worden op kaartjes. Ga met je medewerkers om de tafel zitten en probeer de werkzaamheden op zodanige wijze te verdelen dat ieder een gelijkwaardig ‘kwartet’ heeft.
• Vraag de medewerkers zelf welke werkzaamheden ze willen en kunnen uitvoeren. Daarmee worden de medewerkers zelf verantwoordelijk voor hun deel van het werk. Moedig medewerkers wel aan om zich actief op te stellen.
• Waak ervoor niet steeds dezelfde taken naar dezelfde persoon te delegeren.
• Vraag aan je medewerkers hoe ze het delegeren ervaren. Wat gaat goed en wat kan beter? Formuleer op basis van de antwoorden voor jezelf verbetertips.
• Bespreek met de medewerkers de te delegeren werkzaamheden. Ga na wat goed en wat minder goed ging. Analyseer wat de oorzaak is en hoe het in het vervolg voorkomen kan worden. Probeer in ieder geval NIET om dat wat minder goed ging zelf op te gaan lossen.

 

Buiten het werk

 

• Bespreek samen met een groep collega’s de problemen waartegen je aanloopt als je werkzaamheden wilt delegeren.
• Bespreek met een coach op welke wijze je het delegeren beter in de vingers kunt krijgen en daarmee de balans tussen vasthouden en loslaten.
• Beklim eens een klimwand. Durf je los te laten? Waarom wel, waarom niet? Probeer de antwoorden op deze vragen eens te verplaatsen naar je werksituaties. Waarom durf je daar niet los te laten?

 

Coachingstips leidinggevende

 

• Wijs je medewerkers op de voordelen van delegeren (je wint tijd, biedt anderen kans zich te ontwikkelen op nieuwe terreinen, je laat zien dat je vertrouwen hebt in de ander, je vergroot de betrokkenheid van medewerkers).
• Laat de medewerker een lijstje maken met taken die hij zou kunnen delegeren, gekoppeld aan welke medewerker die taak zou kunnen uitvoeren.
• Ga in op de wijze waarop de medewerker zijn taken kan overdragen. Wat zijn daarbij belangrijke aandachtspunten?
• Bespreek met de medewerker de valkuilen van delegeren.

 

Mate van ontwikkelbaarheid delegeren

 

Delegeren is goed te ontwikkelen. Maar om te kunnen delegeren is vertrouwen nodig. De leidinggevende moet er van op aankunnen dat de medewerker zelfstandig een taak kan uitvoeren. Als de leidinggevende onvoldoende delegeert, heeft dat vaak te maken met een gebrek aan vertrouwen. Voor veel mensen is delegeren zelf een kwestie van durf en zelfvertrouwen. Het durven loslaten.

 

Relatie met andere competenties

 

Delegeren is naast durven ook een kwestie van voorbereiden. Daarbij spelen de competenties beheersing operaties en plannen en organiseren een rol. Ook voortgangsbewaking is belangrijk. Bij delegeren blijft de leidinggevende immers eindverantwoordelijke. Ten derde is oordeelsvorming belangrijk bij delegeren. Het is van belang dat de juiste taak wordt toebedeeld aan de juiste persoon.